Om 'n goeie sekretaris te wees, moet u altyd gereed wees om iets op te los, behalwe dat u doeltreffend en georganiseerd is. Die persoon wat hierdie rol aanneem, wat baie vertroue verg, is 'n onontbeerlike deel van die span, maar dit bevry hulle nie daarvan om te weet hoe om goed te kommunikeer nie. Deur u vaardighede meer en meer te verbeter, is 'n interessante, stabiele en aangename werk.
stappe
Metode 1 van 3: Professionele standpunt inneem
Stap 1. Kom altyd betyds
Probeer 'n bietjie vroeër as gewoonlik aankom om die kantoor te reël en voor te berei vir die dag se vergaderings en ander afsprake. Maak gebruik van die tyd waarin die omgewing leeg en stiller is om e -posse te lees en die vordering van ander belangrike take te volg.
Probeer om op te let hoe lank dit neem om elke dag aan die werk te kom, en pas u roetine daarvolgens aan. Gee jouself 'n marge van 15 of 20 minute vantevore, sodat jy nie die risiko loop om laat te wees as gevolg van iets onvoorsiens nie. As u vir die eerste keer êrens heen gaan, neem eers 'n toets om 'n idee te kry van hoe lank dit u sal neem om daar te kom
Stap 2. Organiseer die idees
Rus baie om u gemoed kalm en ontspanne te maak. Op hierdie manier kan u idees duideliker organiseer. Drink vroegoggend koffie of tee of as u voel dat u u gedagtes moet verfris. Waar moontlik, neem 'n blaaskans en laat u lessenaar in 'n skoon en netjiese toestand.
Elke 52 minute gewerk, is dit verstandig om 'n pouse van 17 minute te neem. Studies toon dat hierdie werk- en rustyd produktiwiteit nog meer verhoog. Staan op en rek tydens die pouse of doen 'n paar eenvoudige oefeninge. Gebruik ook die geleentheid om 'n bietjie met u kollegas te gesels, of om 'n draai deur die kantoor te gaan en 'n bietjie water te drink
Stap 3. Wees altyd bedag op die skedule
Een van die belangrikste verpligtinge van diegene wat in die rol van sekretaris werk, is om die rooster van die baas, ander belangrike werknemers in die onderneming en die take wat hy/sy moet vervul, te ken. Hou u skedule altyd dop om foute te vermy, soos om twee verskillende vergaderings vir dieselfde tyd te beplan.
Laat die agenda, hetsy fisies of virtueel, altyd oop. As iemand u 'n vraag stel oor die afsprake van u baas of 'n afspraak probeer maak, het u reeds die inligting byderhand
Stap 4. Gaan voorbereid op vergaderings
Bring al die nodige materiaal, soos agenda, skootrekenaar en notas van vorige konferensies. Voordat u met die vergadering begin, moet u u hoof vra of u iets moet doen, soos om dokumente aan die deelnemers uit te deel of om verantwoordelik te wees vir die rekenaar om 'n voorlegging te lewer.
Stuur die aand voor of 'n paar uur voor die vergadering, notules van vorige afsprake of enige ander materiaal wat van belang is vir die deelnemers
Stap 5. Leer kortskrif
Die vraag na die opneem van inligting is gewoonlik groot vir diegene wat in die pos van sekretaris werk. Volg 'n afkortingskursus om maniere te leer om vinniger te skryf.
As u nie gewoond is om met die hand aantekeninge te maak nie, kan u leer om vinniger te tik. Toets dit deur 'n stophorlosie van een minuut te sit vir elke toestel wat u gebruik, en probeer vinnig op u telefoon, tablet en rekenaar tik. Tel dan om te sien hoeveel woorde u op elk van die toestelle kan tik. Gebruik die een wat die beste prestasie kry
Metode 2 van 3: Verbetering van organisasietegnieke
Stap 1. Gebruik kalenders en kalenders
Hou u skedule, kalender en notaboek byderhand en werk inligting by indien nodig.
- Werk u liewer met pen en papier? Hou 'n kussing en pen wat in u sak of beursie pas, sodat u dit altyd kan dra. As u die taaklys wat u kan doen, aanteken, steek u die taak van die lys af.
- Dit is goed as u digitale hulpbronne verkies. Gebruik u mobiele kalender om vergaderings en afsprake te beplan, en stel die waarskuwing in om kennisgewings en onthounotas te ontvang. Toepassings soos Wunderlist en Todoist help baie.
Stap 2. Sinkroniseer die inligting
Om u notas, take en afsprake altyd op datum te hou, is dit belangrik om inligting op alle toestelle te sinchroniseer. Tans bied elke moderne app hierdie funksie.
- Deel take en dokumente met ander werknemers en u baas. Basecamp en Trello is programme wat deur verskeie mense in 'n span gebruik kan word.
- Stuur dokumente en sigblaaie via Google Docs of deel programme soos Dropbox en Hightail.
Stap 3. Skep 'n kleurstelsel
U notas en dokumente is makliker om te verstaan as u dit volgens kleur kan organiseer. Stel 'n kleur in vir elke projek, dag, werknemer of enige ander afdeling wat u werk makliker kan maak. Gebruik teksmerke of gekleurde oortjies om inligting vinniger te vind.
Baie mobiele en e -posprogramme bied hierdie tipe funksie om take volgens kleur af te breek
Stap 4. Maak u e -posboks skoon
Hou u inkassie geoptimaliseer, verwyder alle onnodige boodskappe en laat slegs die belangrikste boodskappe agter. U kan ook 'n boodskap as ongelees merk of 'n opvolgikoon langsaan plaas. U kan minder belangrike e -posse in dopgehou plaas en onnodige e -posse verwyder.
Probeer om dopgehou op te stel volgens jaar, kwartaal of maand. Of verdeel volgens projek, tipe of werknemer. Probeer om te antwoord, te verwyder of om belangrike inligting te versamel onmiddellik nadat u dit ontvang het, om te voorkom dat u irrelevante boodskappe in u inkassie beland of dat u nie vergeet om te antwoord nie. Stel 'n paar take vir u eie organisasie: die bestemming van elke boodskap teen die einde van die dag is een van die take
Stap 5. Wees konsekwent
Hou materiaal van dieselfde tipe op hul eie plek en hou notaboeke en dopgehou opsy vir spesifieke projekte. Hou 'n stokkie en pen by u telefoon om vinnige aantekeninge te maak en om te verhoed dat u op los, maklik verlore papier skryf. Skryf vergaderingsinligting op 'n aparte plek neer, sodat u nie die risiko loop om die data met minder belangrike te meng nie.
Stap 6. Bespaar papier en tyd
Vermy die druk van onnodige dokumente. Kies hierdie metode wat slegs digitaal gebruik kan word. Stoor of skandeer belangrike rekords, sodat daar geen vermorste materiaal en tyd is nie. Een van die voordele daarvan om dokumente in digitale lêers te stoor, is dat toegang tot hulle altyd net 'n klik weg is en u nie die risiko loop om dit te verloor nie.
Stap 7. Hou die materiaalvoorraad altyd op datum
Wees versigtig om nie basiese materiaal soos notaboeke, penne, koeverte, vouers en krammetjies te mis nie. As u nie verantwoordelik is vir die aankoop van hierdie items nie, verskaf 'n lys met aankope. Moenie die voorraad opraak om 'n nuwe besending te bestel nie. Dit is moontlik om 'n goeie afslag te kry as u die produkte in groot hoeveelhede koop.
Hou materiaal op u lessenaar georganiseer. Gebruik lêerbusse, vouers, skinkborde en ander organiseerders
Metode 3 van 3: Effektief kommunikeer
Stap 1. Hou 'n patroon van reaksies
'N Eenvoudige manier om tyd en energie te bespaar, is om 'n paar lêers met standaard en algemeen gebruikte antwoorde te hê. Afhangende van die vraag, kan u alreeds per e -pos of per telefoon antwoord met 'n klaar antwoord.
Stap 2. Wees nougeset
Skryf al die belangrike inligting op u selfoon of in u kalender neer, of dit nou 'n telefoonoproep, 'n inkomende e -posadres is, of die onderwerp wat tydens 'n vergadering behandel word. Organiseer hierdie notas in vouers of digitale lêers om na te verwys wanneer u 'n vraag het of u daaroor gevra word en dit nie dadelik kan onthou nie.
Stap 3. Wees doeltreffend en vriendelik oor die telefoon
Skep 'n vriendelike en verduidelikende groet wanneer u 'n oproep beantwoord. Hou 'n lys met uitbreidings van ander mense en afdelings byderhand en probeer om die belangrikste te memoriseer om vinnig deur oproepe te kom.
Lees watter funksies u telefoon bied, soos om die oproep direk na die posbus van 'n werknemer te stuur of die persoon by 'n konferensieoproep te voeg. As u hierdie prosedures ken, kan u meer doeltreffend wees en tegniese probleme vermy
Stap 4. Beheers Portugees goed
U skryfwerk moet foutloos wees, sonder spelfoute, grammatika en leestekens. Voordat u 'n e -pos stuur of 'n memo versprei, moet u dit nagaan om te sien of die teks korrek is. U wil nie die baas vol groteske foute e-pos nie, nè?
Die meeste teksredakteurs en e -posprogramme bied die beoordelingsfunksie. Daar is ook 'n paar uitbreidings wat u by u blaaier kan voeg wat teksfoute op webwerwe en sosiale media -platforms regstel. Dink daaraan om een van hierdie uitbreidings te hê, veral as dit u verantwoordelikheid is om dit op die netwerk of webwerf van die onderneming te plaas
Stap 5. Wees kort en beleefd in e -pos en stemboodskappe
Verduidelik die doel van die oproep of e -pos, so bondig en objektief as moontlik. Moenie vergeet om u naam en die onderneming vir wie u werk te gee nie. Indien moontlik, laat 'n paar kontakinligting by, bo en behalwe wat u gebruik om te kommunikeer.
Stap 6. Bevestig afspraak tye
Bevestig die dag voor of 'n paar uur vroeër per e -pos of bel die vergaderinge en ander belangrike take van u baas. Dit is belangrik om saam met hom en met die persoon wat hy ontmoet of ontmoet, seker te maak. Kontak iemand wat nie op 'n versoek gereageer het nie, deur 'n kort, beleefde e -pos te stuur of 'n beleefde oproep te maak.